Хранение разрешительных бумаг

Непосредственная утилизация и уничтожение разрешительных документов после окончания срока их действия — нарушение. Срок хранения не действующих сертификатов, деклараций и иных бумаг устанавливается нормативными актами той системы, к которой они относятся.

Декларации соответствия, после утери их актуальности, обязаны находиться еще 10 лет в архиве у заявителя. Сроки хранения сертификата зависит от типа товара и нормативов по которым он выдан. Все сопутствующие разрешительному документу протоколы, акты, заявления и прочие бумаги обязаны хранится тот же срок, как и он сам. По требованию федеральных исполнительных органов, заявитель обязан в любой момент, в пределах этого срока, предоставить весь архивный пакет бумаг, по конкретному товару.

Обращаем внимание

В целях избегания утраты разрешительных и подтверждающих документов, их копии хранятся в органе сертификации в течение 10 лет.

Непосредственное указание длительности хранения декларации, сертификатов и подтверждающих документов по ним сделано в федеральном законе РФ №184-ФЗ «О техническом регулировании», принятом государственной думой 15 декабря и одобренном советом федерации 16 декабря 2002 года. Действие распоряжения относится, к разрешительным документам по ГОСТ Р, нормативам Евразийского экономического союза и международным стандартам ISO.

Срок хранения может быть изменен, если это прямо указывается в тексте нормативов продукции, к которым она относится.

Доказательная база

Подтверждающие документы, непосредственно относящиеся к декларации или сертификату соответствия должны хранится тот же срок, как и сами подтверждающие документы. Речь идет о таких из них, как:

• заявление от владельца на получение разрешительных документов
• ответ центра сертификации о начале или блокирования процедур проведения
• идентификационные заключения
• протоколы испытаний, проведенных в рамках регламентов или стандартов
• акты по состоянию производящих мощностей и отбора образцов
• Сопровождающие документы, среди которых транспортные накладные, счета-фактуры, инвойсы
• копия или оригинал контракта, или договора поставки испытуемой продукции
• прочие сертификаты и бумаги, относящиеся к подтверждающим качество товара, среди которых выданные по пожарной безопасности, различные разрешения, свидетельства госрегистрации и т.п.
• если необходимо в пакет сохраняемых документов добавляются бумаги, содержащие информацию о производителе или импортере товара

Рекомендация эксперта

Если ранее, сроки хранения документов, утративших актуальность в архиве организации, были выбраны согласно постановления правительства РФ №766 от 07.07.99 – их необходимо привести в соответствие с действующими положениями законодательства. Приказ №776 признан утратившим силу постановлением правительства РФ от 19.12.2014 г. за №1419.

Елена Орлова

Эксперт по сертификации продукции

Образцы, согласно которым проводилась испытания в рамках сертификации продукции, обязательны к хранению в аккредитованной лаборатории весь срок действия документов. То же самое относится и к копиям остальной предоставляемой заявителем документации.

Заключение

Согласно действующему законодательству, орган сертификации и заявители обязан хранить у себя оригиналы деклараций и сертификатов. Срок хранения документа зависит от его типа и товара, на который он выдан. Причем условия архива должны позволять выдать любую из перечисленных бумаг по первому требованию федеральных органов.