Хранение разрешительных бумаг

Непосредственная утилизация и уничтожение разрешительных документов после окончания срока их действия — нарушение. Срок хранения не действующих сертификатов, деклараций и иных бумаг устанавливается нормативными актами той системы, к которой они относятся.

Декларации соответствия, после утери их актуальности, обязаны находиться еще 10 лет в архиве у заявителя. Сроки хранения сертификата зависит от типа товара и нормативов по которым он выдан. Все сопутствующие разрешительному документу протоколы, акты, заявления и прочие бумаги обязаны хранится тот же срок, как и он сам. По требованию федеральных исполнительных органов, заявитель обязан в любой момент, в пределах этого срока, предоставить весь архивный пакет бумаг, по конкретному товару.

Обращаем внимание

В целях избегания утраты разрешительных и подтверждающих документов, их копии хранятся в органе сертификации в течение 10 лет.

Непосредственное указание длительности хранения декларации, сертификатов и подтверждающих документов по ним сделано в федеральном законе РФ №184-ФЗ «О техническом регулировании», принятом государственной думой 15 декабря и одобренном советом федерации 16 декабря 2002 года. Действие распоряжения относится, к разрешительным документам по ГОСТ Р, нормативам Евразийского экономического союза и международным стандартам ISO.

Срок хранения может быть изменен, если это прямо указывается в тексте нормативов продукции, к которым она относится.

Доказательная база

Подтверждающие документы, непосредственно относящиеся к декларации или сертификату соответствия должны хранится тот же срок, как и сами подтверждающие документы. Речь идет о таких из них, как:

• заявление от владельца на получение разрешительных документов
• ответ центра сертификации о начале или блокирования процедур проведения
• идентификационные заключения
• протоколы испытаний, проведенных в рамках регламентов или стандартов
• акты по состоянию производящих мощностей и отбора образцов
• Сопровождающие документы, среди которых транспортные накладные, счета-фактуры, инвойсы
• копия или оригинал контракта, или договора поставки испытуемой продукции
• прочие сертификаты и бумаги, относящиеся к подтверждающим качество товара, среди которых выданные по пожарной безопасности, различные разрешения, свидетельства госрегистрации и т.п.
• если необходимо в пакет сохраняемых документов добавляются бумаги, содержащие информацию о производителе или импортере товара

Рекомендация эксперта

Если ранее, сроки хранения документов, утративших актуальность в архиве организации, были выбраны согласно постановления правительства РФ №766 от 07.07.99 – их необходимо привести в соответствие с действующими положениями законодательства. Приказ №776 признан утратившим силу постановлением правительства РФ от 19.12.2014 г. за №1419.

Елена Орлова

Эксперт по сертификации продукции

Образцы, согласно которым проводилась испытания в рамках сертификации продукции, обязательны к хранению в аккредитованной лаборатории весь срок действия документов. То же самое относится и к копиям остальной предоставляемой заявителем документации.

Заключение

Согласно действующему законодательству, орган сертификации и заявители обязан хранить у себя оригиналы деклараций и сертификатов. Срок хранения документа зависит от его типа и товара, на который он выдан. Причем условия архива должны позволять выдать любую из перечисленных бумаг по первому требованию федеральных органов.

На чем основана статья

Типовая практика

Архив разрешительной документации сохраняют после окончания срока действия документа, если иной срок прямо не установлен профильными требованиями к продукции или системе подтверждения соответствия.

Вместе с сертификатом или декларацией обычно хранят заявление, протоколы испытаний, акты отбора образцов, договоры, товаросопроводительные документы и иные материалы доказательной базы.

Заявитель и орган по сертификации должны обеспечить доступность архивного комплекта для представления по запросу уполномоченных органов.

Старые сроки, установленные по Постановлению Правительства РФ № 766, не применяют, поскольку документ утратил силу на основании Постановления Правительства РФ № 1419.

Реестры

• ФГИС Росаккредитации: реестры сертификатов соответствия и деклараций о соответствии
• Единый реестр выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии ЕАЭС
• Реестр свидетельств о государственной регистрации Роспотребнадзора
• Реестры документов по пожарной безопасности

Формы подтверждения соответствия (типы документов)

• Декларация о соответствии ТР ТС (ЕАЭС)
• Декларация пожарной безопасности
• Декларация соответствия ГОСТ Р
• Добровольный сертификат соответствия
• Свидетельство о государственной регистрации (СГР)
• Сертификат системы менеджмента качества ISO 9001
• Сертификат соответствия ГОСТ Р
• Сертификат соответствия ТР ТС (ЕАЭС)
• Сертификат соответствия требованиям пожарной безопасности

Регламенты и документы

• Федеральный закон № 184-ФЗ
  О техническом регулировании
• Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 766
  Об утверждении перечня продукции, подлежащей декларированию соответствия, порядка принятия декларации о соответствии и ее регистрации; утратило силу на основании Постановления Правительства РФ от 19.12.2014 № 1419
• Постановление Правительства РФ от 19.12.2014 № 1419
  О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации

Справочник типов продукции

• Общие/процедурные материалы (как оформить, сроки, схемы, ответственность).
  Пошаговые инструкции: как оформить сертификат, выбрать схему декларирования, рассчитать сроки и стоимость. Ответственность за нарушение правил техрегулирования.